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沈阳化工大学学生档案管理办法

2018/9/1 22:16:35

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沈阳化工大学学生档案管理办法

学生档案是学生在校学习期间的历史记录,也是学生德、智、体等表现的真实反映。为了使我院学生档案管理工作更加科学化和规范化,全面准确地反映学生的实际情况,根据我院实际情况,特制定本办法。

一、学生档案管理部门的职责范围

学生档案由学生处学生管理科统一管理。负责学生归档材料的收集、查找和保管,并向用人单位及时转递毕业生档案。档案管理人员要严格遵守保密制度,保证学生档案的完整和安全。

二、归档范围

1、履历类材料:高中毕业生登记表 、高校招生登记表 、学生入学登记表、高校毕业生登记表。

2、学习成绩材料:历年学习成绩单、毕业论文成绩评定。

3、奖励材料

4、违纪处分材料

5、学籍材料

6、加入党、团材料

7、体检材料

8、就业报到通知单

9、其它有必要归档材料

三、归档材料的要求

填写的材料要求本人必须如实填写

  1. 凡属归档材料必须认真书写,不得用错字或同音字,字迹要清楚、工整,用碳素墨水和蓝黑墨水书写。

  2. 凡属归档的材料内容必须包括学生姓名、性别、民族、出生年月、所在院、系及专业、班级、学号。

  3. 材料署名必须用本人户口法定姓名,不得用同音字代替,更不能不经有关部门批准擅自改名换姓。

  4. 学生档案的审阅、借阅

  5. 查阅、借阅学生档案只限于所在院、系和学院有关部门负责人或其指派有关人员在学生处查阅。

  6. 校外单位需要查阅我院学生档案时,须持有县级以上组织、人事部门查阅档案介绍信,经主管领导同意后方可查阅。

  7. 学生档案一般应在学生处查阅,如有特殊情况必须借出时,须经主管领导批准,履行登记手续后方可借出。借档人应严格遵守借档纪律,不得借阅本人及亲属的档案,未经有关部门批准不得借阅本院、系以外的学生档案。

  8. 档案室属机密重地,查阅、借阅档案人员,一律不得随档案管理人员进入档案库房。

  9. 查阅、借阅档案人员必须严格遵守保密制度,不得随意将查阅档案内容泄漏他人.

  10. 阅档人应严格遵守保密制度和阅档规定,保证档案的安全,借出的档案不得带到宿舍或公共场所,不得转借他人或向他人泄漏档案内容。

  11. 阅档人对待档案材料要认真负责。阅档时对档案内容不得涂改、添加、勾划、损坏档案材料。查阅两份以上档案时,不要同时打开,以防止装错或丢失。如发现档案中有问题应向档案工作人员说明,由档案管理部门按有关规定处理,阅档人不得擅自做主进行处理。

四、学生档案的转递和查询

  1. 学生档案转递应通过邮寄或派专人送取,原则上不准自带。如因毕业、就业等原因确需自带的,应持就业单位同意本人自带档案的证明信,经主管领导同意后方可自带,凡自带档案必须严格密封。若档案丢失,由本人负责。

  2. 转出的学生档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。

  3. 如果用人单位在规定时间内没有收到毕业生的档案,可来人、来函到学生处查询。





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